Information till registrerade i Hubert från Ambea
1. Inledning
Sedan den 25 maj 2018 gäller dataskyddsförordningen, även kallad GDPR, i hela EU. GDPR står för General Data Protection Regulation och reglerar när och hur dina personuppgifter får behandlas. I denna integritetspolicy beskrivs hur och för vilka ändamål Ambea samlar in och använder dina personuppgifter vid rekrytering. Vi uppmanar dig därför att noggrant läsa igenom denna Integritetspolicy.
2. Personuppgiftsansvar
Ambea, är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter och ansvarar för att personuppgifter behandlas i enlighet med gällande lagstiftning. Har du frågor gällande integritet och dataskydd kan du kontakta oss via dataskyddsombud@ambea.se alternativt skicka ett brev till följande adress: Dataskyddsombud, Ambea AB, Box 1565, 171 29 Solna.
Ambea har ett Dataskyddsombud, om du vill komma i kontakt med dataskyddsombudet kan du skicka ett e-postmeddelande eller ett brev till ovanstående e-postadress och adress.
3. Behandling av personuppgifter vid rekrytering med hjälp av AI-verktyget (Hubert)
Dina personuppgifter behandlas för ändamålet att vi ska kunna hantera din ansökan för att bland annat bedöma om du som kandidat är lämplig för tjänsten och även vid behov kunna kontakta dig. När du skickat in en ansökan kan det bli aktuellt att du får genomföra en chattintervju med hjälp av AI-verktyget ”Hubert”. AI-verktyget utvärderar chattintervjun och kandidaterna rankas utifrån sina svar (se punkt 5 för beskrivning av AI-verktyget).
Vill du veta mer om Hubert finns det mer information på deras hemsida .
Följande personuppgifter behandlar vi om dig: namn, personnummer, adress, mailadress, telefonnummer, personligt brev, kompetenser, samt utvärdering/profilering.
På vilken rättslig grund behandlar vi personuppgifterna? Den lagliga grunden för att behandla din ansökan är Intresseavvägning.
Lagringstid av personuppgifter (Hur länge vi sparar dina personuppgifter): Vi behandlar dina personuppgifter i 24 månader, efter detta raderas dina personuppgifter.
Vi sparar dina personuppgifter i 24 månader efter avslutad rekrytering för att det är nödvändigt för Ambea att fullgöra sin rättsliga förpliktelse i enlighet med diskrimineringslagen.
4. På vilket sätt dina personuppgifter behandlas
När du ansöker en annonserad tjänst hos oss lagras dina personuppgifter i rekryteringssystemet (Teamtailor). TeamTailor är vår leverantör som tillhandahåller systemet. Rekryterande chefer samt utsedda medarbetare kommer att ta del personuppgifterna för att kunna identifiera lämpliga kandidater för utlyst tjänst.
Personuppgifter som finns i TeamTailor (e-post och namn) kommer sedan föras över till AI-verktyget för att du ska ha möjlighet att skapa ett konto. När konto skapats och du godkänt att du vill genomföra en AI-chattintervju kommer en unik länk skickas till dig så du kan genomföra din chattintervju. Efter att du genomfört chattintervjun kommer alla personuppgifter överföras säkert till rekryteringssystemet Teamtailor där rekryterandechef samt utsedda medarbetare kommer ta del av dina personuppgifter.
5. Hur fungerar AI-verktyget (chattintervju)
Syftet med användningen av AI-verktyget är att effektivisera rekryteringsprocessen gällande urval/screening. Kandidat får via chattintervju besvara ett antal förbestämda frågor. Chattintervjun analyseras av AI-verktygets modell i realtid. AI-verktyget har tränats på miljontals mängder data för att lära sig mönster i hur kandidater formulerat sig i olika sammanhang och bygger på så kallad ”naturlig språkbehandling”.
Chattintervjun kommer sedan med hjälp av AI-modellen sammanställa kandidatens svar och man rankas utifrån hur frågorna har besvarats. Frågor som kandidaten ombeds att besvara kan vara av olika karaktär, både ja/nej frågor men även frågor där man ombeds ge ett mer utvecklande svar. Kandidaten kan exempelvis få frågan hur man anser att man ger god service. Tips inför intervjun kan hittas här.
Kandidaten bedöms på en skala 1-100 av AI-modellen. Behörig personal på Ambea kommer sedan få åtkomst till uppgifterna i chattintervjun. Detta hjälper Ambea att bedöma vilka kandidater som är bäst lämpade för tjänsten.
Behörig personal på Ambea går igenom ansökningarna som har inkommit för respektive tjänst. Alla personuppgifter som du har lämnat vid chattintervju förs över till rekryteringssystemet. Det sker inget automatiserat beslutsfattande, inga kandidater ”sållas” bort automatiskt utan det är alltid en människa med (”human in the loop”) i rekryteringsprocessen med undantag för själva chattintervjun. AI-modellen rankar kandidaterna men det är sedan ansvarig (exempelvis ansvarig rekryteringschef) som bestämmer vilka kandidater man går vidare med baserat på hur AI-modellen har rankat kandidaterna. Rakningen ger enbart en översyn över samtliga ansökningar som har inkommit och är ett hjälpmedel för Ambea. Vidare följer Ambea upp internt hur AImodellen analyserar kandidaternas lämnade svar. Bland annat genomförs regelbundna stickprovskontroller för att kontrollera att AI-verktyget rankar kandidaterna rättvist.
6. Säkerhet för personuppgifterna
För att skydda integriteten för dina personuppgifter vidtar vi lämpliga tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder för att säkerställa att all information som vi behandlar skyddas från obehörig åtkomst, förändring och förstörelse. Ambea har även utfört en konsekvensbedömning i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR). Detta för att säkerställa att de grundläggande principerna i GDPR efterlevs och att man hanterar risker som uppkommer i och med användning av AI-verktyget. Identifierade risker har hanterats och följs upp kontinuerligt av Ambea.
Vi begränsar tillgången till dina personuppgifter till de anställda som behöver veta den för att utföra sitt arbete. Dessutom utbildar vi våra anställda om vikten av sekretess, användning av AI-verktyget och vi upprätthåller integriteten och säkerheten för din information.
7. Dina rättigheter
Ambea ansvarar för att dina personuppgifter behandlas i enlighet med gällande lagstiftning. Enligt dataskyddsförordningen (GDPR) har du ett antal rättigheter när vi behandlar dina personuppgifter. Dessa är: Rätten till tillgång, rätten till rättelse, rätten till radering, rätten till begränsning samt rätten till invändning.
Vi kommer på din begäran eller på eget initiativ rätta eller komplettera personuppgifter som vi upptäcker är felaktiga, ofullständiga eller missvisande. Har du genomfört en chattintervju har du möjlighet att få åtkomst till personuppgifterna du har lämnat genom att logga in på Hubert.
Du har rätt att kostnadsfritt begära information om vilka personuppgifter som vi behandlar om dig. Vi svarar på din förfrågan trettio (30) dagar efter begäran inkommit.
För att nyttja rättigheterna ovan, fyll i denna mall eller kontakta oss (se rubrik 2 för kontaktuppgifter).
Om du inte är nöjd med hur vi behandlar dina personuppgifter vill vi gärna att du
kontaktar oss via e-post eller brev på ovanstående adresser. Du har du rätt att inge ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, se www.imy.se för mer information.